De uitvaartvereniging VoorElkaar te Oostwold (WK)heeft een privacyreglement ter bescherming van persoonsgegevens van haar leden. In dit reglement is vastgelegd welke persoonsgegevens wij verwerken en welke persoonsgegevens wij op welk tijdstip met derden delen.
Door lid te zijn van de Uitvaartvereniging VoorElkaar te Oostwold (WK) gaan de leden akkoord met verwerking van persoonsgegevens zoals in dit document is vastgelegd.
Artikel 1. Doel van de gegevensverwerking.
De persoonsgegevens die worden verwerkt dienen om de leden als zodanig te kunnen benoemen als lid van de vereniging. Naast de standaard persoonsgegevens worden gezinsrelaties verwerkt en bankgegevens om de contributie te kunnen vaststellen en incasseren.
In geval van overlijden worden alleen de lidmaatschapsgegevens gedeeld met een uitvaartverzorger naar keuze van de nabestaanden om een uitvaart volgens de gebruiken van de vereniging mogelijk te maken.
Artikel 2. Toepassingsgebied.
Dit reglement heeft betrekking op verwerking van gegevens door het bestuur van de vereniging.
Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking van de in artikel 1 genoemde gegevens ongeacht of deze gegevens op papier, digitaal of door middel van foto en/of video worden verwerkt.
Artikel 3. Persoonsgegevens die in een bestand worden vastgelegd.
De vereniging legt in een bestand alleen de standaard persoonsgegevens vast die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van haar activiteiten als uitvaartvereniging. De werkzaamheden worden uitsluitend uitgevoerd door het bestuur van de vereniging.
De volgende gegevens van leden worden vastgelegd:
– naam, adres, geboortedatum, geslacht
– contactgegevens
– gezinsverbanden (ouders, kinderen)
– lidnummer
– betalingsgegevens
– mutatiegegevens
Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt tenzij de wet dit voorschrijft. In dat geval wordt dit expliciet vastgelegd.
Artikel 4. Toegang tot het bestand.
De gestandaardiseerde persoonsgegevens zoals in artikel 2 omschreven worden vastgelegd in het online ledenadministratiepakket van MemberControl. Van daaruit worden ook de automatische incassobestanden aangeleverd voor incasso van de jaarlijkse contributie en/of andere betalingen aan de vereniging. Alle bestuursleden hebben toegang voor het inzien van de gegevens. Alleen de secretaris en penningmeester hebben de bevoegdheid tot het muteren van persoonsgegevens.
Vanaf 1 januari 2019 is het ledenadministratiepakket MemberControl in gebruik genomen. Voordien werden de leden bijgehouden op lijsten. Deze lijsten heeft de vereniging nog in haar bezit en deze lijsten worden alleen geraadpleegd, indien er bij een overlijden twijfel is over het bestaan van een lidmaatschap van de vereniging.
Artikel 5. Verstrekken van gegevens uit dit bestand.
Verzoeken tot verstrekking van gegevens uit het ledenbestand kunnen uitsluitend schriftelijk (papier of email) worden ingediend bij het bestuur van de vereniging. Ingeval daar een wettelijke of noodzakelijke grondslag voor is, zullen de gevraagde gegevens door de secretaris of penningmeester worden verstrekt. Bij verstrekking van gegevens aan klachtencommissies of derde partijen, zal de verstrekking van gegevens uitsluitend worden verricht na uitdrukkelijke toestemming van desbetreffende persoon of personen.
Artikel 6. Bewaartermijn van gegevens.
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Na een overlijden worden de persoonsgegevens nog maximaal 2 jaar bewaard. Deze gegevens kunnen nog gebruikt voor jaarverslagen en bijbehorende overzichten. Persoonsgegevens kunnen eventueel langer bewaard worden indien daar een wettelijke grondslag voor is.
Artikel 7. Recht op informatie, inzage en afschrift.
Ieder lid heeft het recht om zich schriftelijk tot de vereniging te wenden van alle voor dit lid verwerkte gegevens. Ouders kunnen ook de gegevens van hun minderjarige kinderen opvragen. Minderjarige kinderen kunnen hun gegevens opvragen met de toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.
De gevraagde gegevens zullen schriftelijk worden verstrekt door de secretaris of penningmeester. Dit recht op informatie kan door de vereniging worden geweigerd indien het niet in het belang is van de betrokkene, diens gezin of wanneer hiervoor wettelijke grondslagen zijn. De vereniging stelt de vrager van dit besluit schriftelijk op de hoogte met de omschrijving van de reden tot weigering.
Artikel 8. Recht op correctie.
Nadat een lid kennis heeft genomen van de gegevens zoals omschreven in artikel 6, kan hij/zij de vereniging verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake doen voor het doel van de verwerking. Ingeval een lid het niet eens met het oordeel van de vereniging dat over hem/haar is opgenomen in het bestand, kan hij/zij verzoeken aan dit oordeel een eigen verklaring toe te voegen.
Artikel 9. Recht op vernietiging.
Ieder lid /ex lid heeft het recht om zijn gegevens geheel uit het bestand te laten verwijderen en te vernietigen. Hiervan is alleen sprake bij een beëindigd lidmaatschap en wanneer er geen wettelijke bepalingen zijn die dit recht tegen gaan. Deze beperking geldt ook indien er een uitzonderingsgrond is krachtens de AVG. Dit schriftelijk verzoek zal binnen 1 maand na ontvangst door de vereniging worden beoordeeld en/of uitgevoerd. Hiervan krijgt de betrokkene schriftelijk bericht.
Indien een betrokkene zich niet kan vinden in de uitvoering zoals omschreven in de artikelen 6, 7 en 8, dan kan hij/zij hiertoe een klacht indienen bij Autoriteit Persoonsgegevens en/of daartoe bevoegde rechter.
Artikel 10. Geheimhouding.
Ieder bestuurslid dat op grond van haar functie toegang heeft tot de verwerkte gegevens van de vereniging en haar leden, is verplicht tot geheimhouding hiervan, tenzij de wet of dit reglement verstrekking mogelijk maakt.
Artikel 11.
Dit reglement gaat vanaf 1 januari 2019 en kan worden ingetrokken of gewijzigd door het bestuur van de vereniging.